Dit betreft een regeling, hierna de “Klokkenluidersregeling”, voor het omgaan met een Vermoeden van een Misstand binnen Bankiva B.V., Plukon Food Group B.V en haar dochterondernemingen in Nederland, hierna de “Organisatie”.
Doel Klokkenluidersregeling
Het belangrijkste doel van de Klokkenluidersregeling is dat melders beschermd worden en misstanden binnen de organisatie bekend worden. Bij voorkeur komt als eerste de leiding van de Organisatie op de hoogte van misstanden. Daarbij dienen de Melders en anderen op een verantwoorde wijze een melding te kunnen doen, zonder gevolgen voor hun positie. De Klokkenluidersregeling biedt daarnaast de mogelijkheid aan de organisatie om tijdig maatregelen te kunnen nemen om een eind te maken aan een misstand voordat een van de risico’s zich verwezenlijkt.
Voorbeelden misstanden
Bij een misstand kan men denken aan bijvoorbeeld: (een vermoeden van) een overtreding van de wet- en regelgeving (bijvoorbeeld fraude, verduistering, corruptie) of het veroorzaken van een situatie waardoor personeel of derden in gevaar (kunnen) worden gebracht (bijvoorbeeld overtreding veiligheidsregels).
- als er gezien wordt dat er illegaal afval wordt geloosd;
- als er opzettelijk producten worden besmet of vervalst (voedselfraude);
- of als er een vermoeden is dat er collega’s zijn die prijsafspraken maken met de concurrent.
Misstanden die niet gemeld kunnen worden op basis van de Klokkenluidersregeling zijn persoonlijke klachten, bijvoorbeeld over de werkplek, de relatie met collega’s of leidinggevende. Deze klachten kunnen worden gemeld volgens de procedure zoals geregeld in het klachtenreglement.
Het reglement
Artikel 1. Begripsbepalingen
In de Klokkenluidersregeling wordt verstaan onder:
- Werknemer: degene die arbeid verricht of heeft verricht;
- Organisatie: Bankiva B.V., Plukon Food Group B.V. en haar dochterondernemingen;
- Vermoeden van een Misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een misstand;
- Misstand: een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is;
- Externe Contactpersoon: aangewezen externe begeleider van meldingen;
- Leidinggevende: de direct leidinggevende van de Melder;
- Melding: het mondeling of schriftelijk verstrekken van informatie;
- Melder: degene die een vermoeden van een misstand meldt;
- Interne Contactpersoon: Director Legal Affairs;
- Onderzoekers: personen die onderzoek uitvoeren;
- Vertrouwenspersoon: aangewezen vertrouwenspersoon binnen de Organisatie.
Omwille van de leesbaarheid wordt in de Klokkenluidersregeling de hij-vorm gebruikt. Dit betekent geen benadeling van andere genders.
Artikel 2. Interne Melding door de Melder
De Melder kan melding doen bij zijn leidinggevende, de hoogste leidinggevende van de vestiging, de hoogste leidinggevende van de Werkgever, het interne toezichtorgaan, de externe contactpersoon of de vertrouwenspersoon.
De melding kan schriftelijk, mondeling of via een gesprek op locatie worden gedaan.
De Melder ontvangt uiterlijk binnen zeven dagen een schriftelijke ontvangstbevestiging.
Artikel 3. Informatie, advies en ondersteuning
De Melder kan de Interne of Externe Contactpersoon verzoeken om informatie, advies en ondersteuning.
Ook kan een eigen adviseur vertrouwelijk worden geraadpleegd.
Artikel 4. Bescherming van de Melder tegen benadeling
De Organisatie zal de Melder niet benadelen vanwege het te goeder trouw melden van een Vermoeden van een Misstand.
- ontslag of schorsing;
- boetes of financiële sancties;
- degradatie of het onthouden van promotie;
- intimidatie, pesten of uitsluiting;
- negatieve beoordelingen;
- discriminatie of ongelijke behandeling.
De Organisatie zal optreden tegen medewerkers die zich schuldig maken aan benadeling van de Melder.
Artikel 5. Tegengaan van benadeling
De Interne Contactpersoon bespreekt samen met de Melder mogelijke risico’s op benadeling en de maatregelen die daartegen genomen kunnen worden.
Hiervan wordt een schriftelijke vastlegging gemaakt.
Artikel 6. Bescherming van andere betrokkenen
Ook leidinggevenden, vertrouwenspersonen, onderzoekers en andere betrokkenen worden beschermd tegen benadeling vanwege hun rol binnen de Klokkenluidersregeling.
Artikel 7. Vertrouwelijke omgang
De Organisatie behandelt meldingen vertrouwelijk en beschermt de identiteit van de Melder.
Informatie over meldingen is alleen toegankelijk voor direct betrokken personen.
Artikel 8. Vastlegging en ontvangstbevestiging
Van mondelinge meldingen wordt een schriftelijke vastlegging gemaakt die aan de Melder wordt voorgelegd.
De Melder ontvangt een ontvangstbevestiging en een afschrift van de melding.
Artikel 9. Bescherming persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt conform de AVG en alleen voor zover noodzakelijk voor de behandeling van de melding.
Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk.
Artikel 10. Behandeling van de Melding door de Organisatie
De Hoogste Leidinggevende van de Werkgever stelt een onderzoek in naar het gemelde Vermoeden van een Misstand, tenzij het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden of op voorhand duidelijk is dat geen sprake is van een Vermoeden van een Misstand.
Indien geen onderzoek wordt ingesteld, worden de Melder en de Interne en eventueel Externe Contactpersoon daar binnen twee weken schriftelijk over geïnformeerd.
Het onderzoek wordt uitgevoerd door onafhankelijke en onpartijdige Onderzoekers.
De Melder ontvangt een afschrift van de onderzoeksopdracht, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
Artikel 11. De uitvoering van het onderzoek
De Onderzoekers stellen de Melder in de gelegenheid te worden gehoord en maken hiervan een schriftelijke vastlegging.
Ook andere betrokkenen kunnen worden gehoord. Van deze gesprekken wordt eveneens een schriftelijk verslag gemaakt.
De Onderzoekers mogen alle documenten inzien die redelijkerwijs nodig zijn voor het onderzoek.
Na afronding van het onderzoek wordt een onderzoeksrapport opgesteld en gedeeld met de Melder en betrokken personen, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
Indien blijkt dat een melding te kwader trouw is gedaan, kunnen disciplinaire maatregelen worden genomen.
Artikel 12. Standpunt van de Organisatie
De Hoogste Leidinggevende van de Werkgever informeert de Melder binnen acht weken schriftelijk over het inhoudelijk standpunt met betrekking tot het gemelde Vermoeden van een Misstand.
Indien deze termijn niet haalbaar is, wordt de Melder hierover schriftelijk geïnformeerd. De verlenging bedraagt maximaal vier weken.
Artikel 13. Hoor en wederhoor
De Melder krijgt de gelegenheid om te reageren op het onderzoeksrapport en het standpunt van de Organisatie.
Indien sprake is van wezenlijke onjuistheden of een ondeugdelijk onderzoek, kan aanvullend onderzoek worden ingesteld.
Artikel 14. Onderzoek naar benadeling
Een Melder die meent benadeeld te worden vanwege een melding kan verzoeken om een onderzoek naar de wijze waarop binnen de Organisatie met hem wordt omgegaan.
Artikel 15. Externe melding
De Melder heeft het recht om rechtstreeks een externe melding te doen bij een bevoegde instantie.
Onder bevoegde instanties worden onder meer verstaan:
- instanties belast met opsporing van strafbare feiten;
- toezichthoudende instanties;
- het Huis voor Klokkenluiders.
De Organisatie mag een externe melding niet verbieden.
Artikel 16. Publicatie, rapportage en evaluatie
De Klokkenluidersregeling wordt gepubliceerd op informatieborden en op de website van de Organisatie.
Jaarlijks wordt een rapportage opgesteld met informatie over meldingen, onderzoeken en maatregelen.
Ook ervaringen met het tegengaan van benadeling worden hierin opgenomen.
Artikel 17. Inwerkingtreding
De Klokkenluidersregeling treedt in werking op 18 juli 2024.
De regeling wordt aangehaald als de Klokkenluidersregeling Bankiva B.V., Plukon Food Group B.V. en haar dochterondernemingen.
Artikel 18. Wijziging
Wijzigingen in deze Klokkenluidersregeling worden doorgevoerd met inachtneming van artikel 27 WOR.
Bijlagen
- Bijlage 1: Schematische weergave klokkenluidersregeling
- Bijlage 2: Meldingsformulier
- Contactgegevens Hoffmann Bedrijfsrecherche
- https://hoffmann.nl/klokkenluidersregeling-Plukon
Voor andere meldgegevens, anders dan Hoffmann Bedrijfsrecherche, zie de contactgegevens op de plaatselijke mededelingenborden.