Niniejszy dokument, zwany dalej Systemem zgłaszania nieprawidłowości, dotyczy zasad postępowania w przypadku Podejrzenia Nadużycia wewnątrz Bankiva B.V., Plukon Food Group B.V oraz spółek zależnych, zwanych dalej „Organizacją”.
Cel Systemu zgłaszania nieprawidłowości
Głównym celem Systemu zgłaszania nieprawidłowości jest ochrona osób zgłaszających i informowanie kierownictwa przedsiębiorstwa o nadużyciach w Organizacji. Najlepiej, gdyby kierownictwo organizacji jako pierwsze dowiadywało się o nadużyciach. W ten sposób Sygnaliści i inne osoby powinny mieć możliwość odpowiedzialnego zgłaszania nieprawidłowości bez ponoszenia konsekwencji związanych z zajmowanym stanowiskiem. Ponadto System zgłaszania nieprawidłowości daje Organizacji możliwość podjęcia w odpowiednim czasie działań mających na celu zmniejszenie ryzyka wystąpienia jakichkolwiek nadużyć.
Przykłady nadużyć
Pod pojęciem nadużycia rozumie się na przykład: (podejrzenie naruszenia) naruszenie przepisów ustawowych i wykonawczych, takich jak oszustwo, defraudacja lub korupcja, albo stworzenie sytuacji, która stanowi lub może stanowić zagrożenie dla pracowników lub osób trzecich, na przykład naruszenie zasad bezpieczeństwa.
Szkodliwe naruszenie musi przewyższać osobisty interes sygnalisty lub zgłaszającego, na przykład gdy mowa jest o pewnym stopniu powagi, zakresie lub strukturalnym charakterze naruszenia.
- nielegalne usuwanie odpadów;
- celowe zanieczyszczenie lub podrabianie produktów;
- podejrzenie zawierania porozumień cenowych z konkurencją.
Nadużycia, których nie należy zgłaszać w oparciu o System zgłaszania nieprawidłowości, to skargi osobiste, na przykład dotyczące miejsca pracy, kontaktów ze współpracownikami lub przełożonym. Takie skargi można zgłaszać zgodnie z procedurą określoną w Regulaminie zgłaszania skarg.
Regulamin
Artykuł 1. Definicje
1.1. W Regulaminie Zgłaszania Nieprawidłowości poniższe pojęcia definiowane są w następujący sposób:
- a. Pracownik: osoba wykonująca pracę na podstawie umowy o pracę lub innego stosunku prawnego;
- b. Organizacja: Bankiva B.V., Plukon Food Group B.V. i ich spółki zależne;
- c. Podejrzenie Nadużycia: uzasadnione podejrzenie zgłaszającego dotyczące nadużycia;
- d. Nadużycie: działanie lub zaniechanie zagrażające interesowi publicznemu;
- e. Zewnętrzna Osoba Kontaktowa: osoba wyznaczona do obsługi zgłoszeń;
- f. Przełożony: bezpośredni przełożony zgłaszającego;
- g. Zgłoszenie: ustne lub pisemne przekazanie informacji;
- h. Zgłaszający: osoba dokonująca zgłoszenia;
- i. Najwyższy Przełożony Organizacji: CEO Plukon Food Group;
- j. Najwyższy Przełożony Zakładu: kierownik zakładu;
- k. Wewnętrzny Organ Nadzorczy: Rada Nadzorcza;
- l. Najwyższy Odpowiedzialny Organ: organ nadzorczy lub kierownictwo;
- m. Wewnętrzna Osoba Kontaktowa: Dyrektor ds. Prawnych;
- n. Kontrolerzy: osoby prowadzące dochodzenie;
- o. Doradca Poufny: osoba pełniąca funkcję doradczą;
- p. Organ Zewnętrzny: właściwy organ nadzorczy lub śledczy;
- q. Zewnętrzna Strona Trzecia: organizacja mogąca pomóc w rozwiązaniu sprawy.
1.2. Ze względu na czytelność regulamin wykorzystuje formę męską, bez zamiaru wykluczania innych płci.
Artykuł 2. Zgłoszenie wewnętrzne przez Zgłaszającego
Zgłaszający może zgłosić podejrzenie nadużycia swojemu przełożonemu, najwyższemu przełożonemu zakładu, najwyższemu przełożonemu organizacji, wewnętrznemu organowi nadzorczemu, zewnętrznej osobie kontaktowej lub doradcy poufnemu.
Zgłoszenie może zostać dokonane pisemnie, ustnie przez telefon lub inny system komunikacji głosowej albo podczas spotkania osobistego.
Zgłaszający otrzyma potwierdzenie zgłoszenia nie później niż w ciągu siedmiu dni od jego dokonania.
Artykuł 3. Informacje, porady i wsparcie
Zgłaszający może zwrócić się do wewnętrznej lub zewnętrznej osoby kontaktowej o informacje, porady i wsparcie dotyczące podejrzenia nadużycia.
Może również skonsultować się poufnie z własnym doradcą zobowiązanym do zachowania tajemnicy zawodowej.
Artykuł 4. Ochrona Zgłaszającego przed dyskryminacją
Organizacja nie będzie dyskryminować Zgłaszającego w związku ze zgłoszeniem w dobrej wierze podejrzenia nadużycia.
- zwolnienie lub zawieszenie;
- nałożenie grzywny lub sankcji;
- degradacja lub odmowa awansu;
- zmiana obowiązków lub wynagrodzenia;
- negatywna ocena lub referencje;
- zastraszanie, nękanie lub wykluczenie;
- dyskryminacja lub nierówne traktowanie;
- naruszenie reputacji;
- przedterminowe rozwiązanie umowy;
- cofnięcie zezwolenia lub licencji.
Organizacja zapewni, że współpracownicy i przełożeni powstrzymają się od wszelkich form dyskryminacji wobec Zgłaszającego.
Artykuł 5. Przeciwdziałanie dyskryminacji
Wewnętrzna Osoba Kontaktowa omówi ze Zgłaszającym ryzyko dyskryminacji oraz możliwe środki ochrony. Sporządzone zostanie pisemne sprawozdanie.
Jeżeli Zgłaszający uważa, że doszło do dyskryminacji, może zgłosić ten fakt Wewnętrznej Osobie Kontaktowej.
Artykuł 6. Ochrona innych osób
Organizacja nie będzie dyskryminować przełożonych, doradców poufnych, osób kontaktowych, kontrolerów ani innych zaangażowanych osób z powodu wykonywania obowiązków wynikających z Systemu zgłaszania nieprawidłowości.
Ochrona obejmuje również członków rodziny, współpracowników i podmioty należące do Zgłaszającego.
Artykuł 7. Poufność
Organizacja zapewni poufne traktowanie wszystkich zgłoszeń oraz ochronę tożsamości Zgłaszającego.
Informacje dotyczące zgłoszenia będą dostępne wyłącznie dla osób zaangażowanych w jego obsługę.
Anonimowość Zgłaszającego będzie chroniona również wtedy, gdy chce on pozostać anonimowy.
Artykuł 8. Potwierdzenie zgłoszenia
W przypadku zgłoszenia pisemnego lub ustnego sporządzony zostanie protokół, który zostanie przekazany Zgłaszającemu do zatwierdzenia.
Najwyższy Przełożony Organizacji prześle potwierdzenie otrzymania zgłoszenia.
Artykuł 9. Ochrona danych osobowych
Wszystkie dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO oraz wyłącznie w zakresie niezbędnym do rozpatrzenia zgłoszenia.
Dane nie będą przechowywane dłużej niż jest to konieczne.
Artykuł 10. Rozpatrywanie zgłoszenia
Najwyższy Przełożony Organizacji przeprowadzi dochodzenie dotyczące zgłoszonego podejrzenia nadużycia, chyba że zgłoszenie jest oczywiście bezzasadne.
Dochodzenie zostanie przeprowadzone przez niezależnych i bezstronnych kontrolerów.
Artykuł 11. Prowadzenie dochodzenia
Kontrolerzy umożliwią Zgłaszającemu oraz innym osobom złożenie wyjaśnień oraz dostarczenie dokumentów niezbędnych do dochodzenia.
Po zakończeniu dochodzenia sporządzony zostanie raport końcowy.
Artykuł 12. Stanowisko Organizacji
Organizacja poinformuje Zgłaszającego w ciągu ośmiu tygodni o swoim stanowisku wobec zgłoszonego podejrzenia nadużycia.
W razie potrzeby termin może zostać przedłużony maksymalnie o cztery tygodnie.
Artykuł 13. Prawo do odpowiedzi
Zgłaszający ma możliwość odniesienia się do raportu z dochodzenia oraz stanowiska Organizacji.
Jeżeli dochodzenie było niewystarczające, może zostać przeprowadzone dodatkowe postępowanie.
Artykuł 14. Dochodzenie w sprawie dyskryminacji
Zgłaszający, który uważa, że padł ofiarą dyskryminacji po dokonaniu zgłoszenia, może złożyć wniosek o przeprowadzenie dochodzenia.
Artykuł 15. Zgłoszenie zewnętrzne
Zgłaszający może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bezpośrednio do właściwego organu zewnętrznego.
Do organów tych należą między innymi organy ścigania, organy nadzoru oraz Huis voor Klokkenluiders.
Artykuł 16. Publikacja i raportowanie
System zgłaszania nieprawidłowości zostanie opublikowany na tablicach informacyjnych oraz stronie internetowej Organizacji.
Organizacja będzie corocznie sporządzać raport dotyczący liczby zgłoszeń, wyników dochodzeń oraz działań podjętych w związku ze zgłoszeniami.
Artykuł 17. Wejście w życie
System zgłaszania nieprawidłowości wchodzi w życie z dniem 18 lipca 2024 r.
Artykuł 18. Zmiany
Zmiany w Systemie zgłaszania nieprawidłowości będą wprowadzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz prawem rady pracowniczej.
Załączniki
- Załącznik 1: Schematyczne przedstawienie systemu zgłaszania nieprawidłowości
- Załącznik 2: Formularz raportowania
- Klokkenluidersregeling Plukon